To Do 管理の方法を変えてみました
みなさんは、どんな方法でTo Doを管理していますか。
私はこれまで、さまざまな方法でTo Do管理を行ってきましたが、どの方法でも上手く管理できていませんでした。紙にリストする方法では、実行した項目の消し込みを行っていましたが、必ず未実行項目がいつまでも残ってしまい、To Doリストを更新するのが面倒になり、リスト自体が無意味なものになっていました。GTasksというアプリ（GoogleカレンダーのTo Doリストと連動したアプリ）を使ったこともありましたが、これも項目を細分化しすぎたり、やはり未実行項目がいつまでも残ったりして、上手く管理することができませんでした（アプリの使い勝手もいまひとつでした）。
そんなおり、管理者を対象としたビジネス講座の和訳案件を担当することになりました。その中に、To Do管理に関する記述がありました。なるほどと思ったのでその手法を取り入れることにしたのですが、その内容はだいたい次のような感じでした。
- To Doリストは、日々のTo Doリストと週間To Doリストの2種類を作成する。
- 日々のTo Doリストは、毎朝内容を検討して（消し込みと追加を行って）更新する。
- 週間To Doリストは、毎週決まった曜日に内容を検討して更新する。
- To Doリストの項目は、2時間以内で実行できることをひとつの項目として扱い、それ以上時間がかかることや目標的な内容はリストしない。
本当はこれ以外にももっといろいろ細かいルールがあったのですが、大ざっぱに書くとこんな感じでした。2種類のTo Doリストを作成することは取り入れることにしましたが、2と3を習慣化するのは大変だと思い、次のようにアレンジしました。
毎朝リストを更新したり、毎週決まった曜日にリストを見直したりすのは大変なので、どちらも気付いた時点で随時更新する（消し込みと新規項目の追加を行う）ことにしました。したがって、厳密に言うと、「日々のTo Doリスト」は現時点から「24時間以内のTo Do」リスト、「週間To Do」リストは、現時点から「1週間以内のTo Do」リストということになります。どちらのリストも、仕事に関する項目やプライベートな項目などを区分することなく、とにかくやるべきことを全部リストしていきます。この2種類のリストによって、24時間以内にやるべきことと1週間以内にやるべきことが把握できるようになりました。
To Doの管理は、iPhoneの「リマインダー」アプリを使って行うことにしました。こんな感じです。
「24時間以内のTo Do」と「1間以内のTo do」以外にもいろんなリストがありますが、これらはTo Doリストではありません。簡単に説明しておきます。
「日々の買い物」は毎日の買い物リストです。わが家の夕食担当は自分なので、買い物に行く前に、その日に買うべき食材をリストしています。「仕事」リストには、各社の請求書の締め切り日などをリストしています。取引先によって請求書の提出締め切りが異なったり、数か月に一度しか仕事をしない取引先があったりして、リストしておかないと忘れることがあるからです（期日の1週間前に通知してもらうように設定してます）。「俳句」リストには、各投句先の兼題や締め切りをリストしてます。「積ん読」には、買ったまま、まだ読んでいない本、「本」には買いたい本や興味がある本をリストしています。「その他」には税金や各種支払の期限をリストしています（これも期限1週間前に通知してもらう設定にしています）。
いろんなリストがあってややこしそうに見えますが、To Doとして日常的にチェックするのは、「24時間以内のTo Do」と「1週間以内のTo Do」の2つだけです。このTo Do管理を始めて2か月ほどになりますが、今のところ上手く機能しているので、今後もこの方法を続けてみようと思います。
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